ใบรับสินค้า (Goods Receipt) คืออะไร? ทำไมสำคัญต่อการบริหารสต็อกสินค้า

ใบรับสินค้า หรือ Goods Receipt เป็นหนึ่งในเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมากในระบบคลังสินค้า / สต็อกสินค้า โดยเฉพาะร้านขายยา และร้านค้าที่ต้องใช้ระบบ online pos หรือ ระบบร้านยา ในการจัดการสินค้า หากร้านค้าต้องรับสินค้าเข้าคลังจาก Supplier หรือ Vendor จำเป็นต้องมีเอกสารสำหรับบันทึกข้อมูลเข้าสต็อกเพื่อใช้เป็นหลักฐาน ระบบจัดการร้านขายยาของ tPHARM จึงได้ออกแบบให้ใบรับสินค้ามีการเก็บข้อมูลสำคัญของสินค้าไว้อย่างครบถ้วน ได้แก่

1. ล็อตผลิต / Lot No
2. วันที่ผลิต / Manufacturing Date
3. วันหมดอายุ / Expired Date
4. จำนวน / Amount
5. ราคาต้นทุน / Cost Per Unit (ถ้ามีการระบุ)

วิธีการเพิ่มใบรับสินค้าในระบบ tPHARM

ระบบทีฟาร์มสามารถเพิ่มใบรับสินค้าได้ 2 ช่องทาง เหมาะทั้งร้านขายยาและร้านค้าที่ต้องการ โปรแกรมร้านขายยา หรือระบบ pos free เพื่อช่วย บริหารสต็อกสินค้า ให้เป็นระบบมากขึ้น

1. ดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อสินค้า (PO)   – หากต้องการดูขั้นตอนเพิ่มใบสั่งซื้อสินค้า ดูได้ที่: ลิงก์นี้
2. เพิ่มใบรับสินค้าโดยตรงจากระบบ   – เหมาะเมื่อไม่มีใบสั่งซื้อ หรือรับสินค้าเฉพาะบางส่วน

ขั้นตอนเพิ่มใบรับสินค้าโดยตรงจากระบบ

ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เลือกเมนู ฐานข้อมูล จากแถบด้านซ้ายมือ
2. จากนั้นจะเห็นเอกสารหลายประเภท เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า (PO), ใบรับสินค้า (GOODS), ใบเสนอราคา (QN), และใบเสร็จรับเงิน (RCT) ให้เลือกเมนู GOODS
   
3. รายการใบรับสินค้าจะแสดงเฉพาะสาขาที่คุณเลือกไว้ตั้งแต่ต้น เพื่อให้การจัดการเอกสารแต่ละสาขาเป็นระบบ ไม่ปะปนกัน
4. คลิกปุ่ม “เพิ่มใบรับสินค้า” บริเวณแถบด้านบนของหน้าจอ
   
5. เมื่อเข้าสู่แบบฟอร์มใบรับสินค้า คุณจะพบข้อมูลที่ต้องกรอกดังนี้
   
   1. เลขที่อ้างอิง – ใช้ระบุรหัสเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา (Quotation)
   2. วันที่ออกเอกสาร – ระบบกำหนดเป็นวันปัจจุบันโดยอัตโนมัติ
   3. ผู้ส่งสินค้า – เลือกจากฐานข้อมูลผู้ติดต่อ หากยังไม่มีสามารถกด “เพิ่มผู้ติดต่อ” ได้ทันที
   4. ผู้รับสินค้า – เลือกจากฐานข้อมูลผู้ติดต่อเช่นเดียวกัน
   5. ส่วนลด – แสดงในส่วนท้ายของเอกสารใบรับสินค้า
   6. วิธีการคำนวณภาษี – รองรับร้านค้าที่จด VAT 7%   (ตั้งค่าสินค้าที่ได้รับยกเว้นภาษีได้ที่   ลิงก์นี้)
   7. ปุ่มเลือกสินค้า – เลือกจากสินค้าที่มีอยู่ในระบบ
   8. ปุ่ม “เพิ่มใบรับสินค้า” – บันทึกข้อมูลเมื่อกรอกครบถ้วน
6. หลังจากกด “เพิ่มใบรับสินค้า” ระบบจะนำคุณไปยังหน้ารายละเอียดใบรับสินค้าที่สร้างใหม่ (หากไม่มีข้อผิดพลาด)
7. จะเห็นปุ่ม “นำเข้าสต็อกสินค้า” อยู่ด้านล่าง
   
   ⚠ คำเตือน: เมื่อกดนำเข้าสต็อกแล้ว จะไม่สามารถยกเลิกหรือดึงสินค้าออกจากสต็อกอัตโนมัติได้ หากต้องแก้ไข คุณต้องไปยกเลิกทีละรายการในคลังสินค้าด้วยตนเอง

---

Goods Receipt (English Version)

A Goods Receipt is an essential document used in inventory and stock management. Pharmacies and retail stores using online pos, pos free, or professional store management systems rely on this document to record incoming products from suppliers. In tPHARM, the Goods Receipt captures key information required for accurate stock control, including:

1. Lot Number
2. Manufacturing Date
3. Expiration Date
4. Quantity
5. Cost Per Unit (if provided)

How to Add a Goods Receipt in tPHARM

There are two methods:

1. From an existing Purchase Order (PO)  – Tutorial available here:   link
2. Create a new Goods Receipt directly

Step-by-step Guide

1. Go to the Database menu on the left sidebar.
2. Choose GOODS from the document list such as PO, GOODS, QN, RCT.
   
3. The system displays only the Goods Receipts of the currently selected branch.
4. Click “Add Goods Receipt”.
   
5. Fill in the Goods Receipt form:
   
   1. Reference Number
   2. Document Date
   3. Sender
   4. Receiver
   5. Discount
   6. Tax Calculation Method (VAT 7%)
   7. Select Products
   8. Create Goods Receipt
6. After creating, the system shows the document details.
7. Click “Import to Stock” when ready.
   
   ⚠ Note: Once imported, it cannot be undone automatically.